С 1 марта 2025 года электронные путевые листы станут обязательными при перевозке алкогольной продукции. В планах Минтранса расширить эту практику на другие отрасли, и многие компании выбирают этот вид перевозочных документов уже сейчас. Navixy совместно с IN.TOP представляет готовое решение для создания электронных путевых листов.
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, который подтверждает передвижение автомобиля и водителя при перевозке груза или пассажиров. По нему можно подтвердить цель поездки и график работы водителя, обосновать расходы на ГСМ и зарплату.
Путевые листы должны оформлять все юридические лица и ИП при перевозке пассажиров, багажа и грузов. Документ необходим, если автомобиль в собственности, в лизинге или аренде. С 1 сентября 2023 года путевые листы необходимы и самозанятым таксистам.
Запросить путевой лист для проверки могут в нескольких ситуациях:
- Грузоотправитель — при приеме товара.
- Инспектор ГИБДД — при проверке документов.
- Федеральная налоговая служба — для подтверждения расходов на ГСМ и зарплату водителя.
- Роструд — в случае возникновения трудового спора, как подтверждение рабочего времени водителя и его обязанностей.
На текущий момент компании самостоятельно выбирают вид путевого листа — бумажный или электронный. Обе версии имеют одинаковую юридическую силу. При создании электронного путевого листа (ЭПЛ) формируется QR-код, который водитель может предъявить при проверке, документ подписывается электронной подписью.
Когда электронный путевой лист станет обязательным
Оформление документа в электронном виде станет обязательным при перевозке алкогольной продукции — требование вступит в силу с 1 марта 2025 года. Постепенно практику масштабируют и на другие сферы. В Минтрансе планируют введение обязательных электронных документов в 2025 году для компаний, осуществляющих транспортировку опасных грузов, зерна, древесины и инертных строительных материалов.
Для отчетности в России действует государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она аккумулирует данные по транспортным перевозкам, в том числе по путевым листам. Передавать электронные путевые листы в ГИС ЭПД можно с 1 марта 2023 года.
Преимущества электронного путевого листа
В Navixy функция создания путевых листов существует давно. Документ актуализируется и соответствует приказу Минтранса № 159 от 05.05.2023. Теперь на платформе появляется возможность оформить и электронный путевой лист. Такой вид документа обладает следующими преимуществами:
- Снижение затрат. По подсчетам разных компаний, один бумажный перевозочный документ стоит от 400 до 700 рублей. В эту стоимость входят: расходы на бумагу, печать, маршрутизацию между отделами и хранение, а также фонд оплаты труда сотрудников по заполнению и проверке путевого листа.
- Прозрачный контроль: бумажный документ проще подделать и потерять.
- Удобная маршрутизация между отделами и отсутствие необходимости хранить бумажную версию документа.
- Экономия времени при заполнении: в среднем, в компаниях тратят в 2 раза меньше на электронный путевой лист.
Интегрированный электронный путевой лист в Navixy
Функционал электронных путевых листов в Navixy станет доступен благодаря интеграции с компанией IN.TOP. Пользователи смогут в режиме единого окна создавать перевозочные документы на платформе, подключив для этого специальный плагин.
Электронный путевой лист в Navixy состоит из 4 разделов:
- Основная информация: дата и время выезда/заезда на парковку, данные об автомобиле и водителях, показания одометра и уровня топлива.
- Поездки: маршруты с указанием времени и остановок, автоматическим расчетом расстояния.
- Заправки: данные об объеме топлива и стоимости.
- Коэффициенты: список факторов, влияющих на расход топлива. Этот раздел подходит для транспорта, не оборудованного системой контроля топлива
Процесс создания ЭПЛ
- Электронный путевой лист создается вручную или в автоматическом режиме — в этом случае система будет генерировать документ по установленному расписанию для выбранных водителей.
- В путевой лист добавляются обязательные реквизиты: срок действия, информация о компании, автомобиле и водителе.
- Водитель получает QR-код, который можно предъявить для считывания при проверке документов на поездку.
- В системе автоматически заполняются данные о дате выезда и возвращения, о водителе и транспортном средстве, об отрезках пути и остановках.
- В путевой лист подгружаются данные одометра, а если автомобиль оборудован системой контроля топлива, сведения об уровне топлива на начало и конец поездки — по норме и фактический.
- Сформированный документ направляется на подписание водителю. Если данные корректны, водитель может подписать его электронной подписью.
- Электронный путевой лист направляется бухгалтеру для проверки.
- Финальная версия документа подписывается усиленной электронной подписью и хранится на облачной платформе.
Автозаполнение электронного путевого листа: преимущества в Navixy
Информация о транспортном средстве, водителе и данные о поездке в электронный путевой лист загружаются автоматически — исходя из внесенных на платформу сведений и полученных телематических данных Navixy.
В случае, если автомобили оборудованы системой контроля топлива, в электронном путевом листе отобразятся данные по расходу, полученные в Navixy с датчиков уровня топлива или CAN-шины.
Если контроль топлива отсутствует, то для расчета потребления можно применять собственные алгоритмы IN.TOP, учитывающие технические характеристики автомобиля, время года и специфику маршрута. Это позволит автопарку более точно рассчитывать расходы по сравнению с данными, основанными на установленных нормах, так как во внимание принимаются особенности конкретной поездки.
Отсутствие необходимости распечатывать путевой лист ускорит выход на линию и сократит расходы компании. А благодаря тому, что большой массив данных путевого листа заполняется автоматически, пользователи платформы Navixy смогут значительно экономить время на оформлении документа, а также не допускать ошибок — за неверное заполнение документа предусмотрены штрафы до 30 тыс. руб. для юридических лиц.
Электронные путевые листы Navixy: релиз и ближайшие планы
Интегрированный на платформу Navixy электронный путевой лист находится в стадии тестирования. После успешного завершения новая функция будет доступна пользователям, подключившим специальный плагин. Релиз состоится уже в 1 квартале 2025 года.
В текущей версии информацию о предрейсовых медицинских и технических осмотрах можно будет добавить вручную. В дальнейших планах Navixy автоматизировать и этот процесс с привлечением авторизованных пунктов осмотра и подписанием документов с помощью электронной подписи.
В скором времени компания IN.TOP планирует получить аккредитацию Минтранса РФ, чтобы стать оператором ИС ЭПД, а значит партнеры Navixy смогут предоставить бесшовную отправку электронного путевого листа в ГИС ЭПД из пользовательского интерфейса телематической платформы. Это позволит автопаркам отчитываться перед Минтрансом, если компания обязана передавать такие сведения.
Если у вас остались вопросы об электронном путевом листе в Navixy, вы можете связаться с нашими менеджерами. Мы поможем на всех этапах перехода на ЭПЛ и проведем необходимое обучение.
